środa, 18 wrzesień 2019 13:37

E-maile – czy robisz to źle?

Pisanie biznesowych maili Pisanie biznesowych maili

Jeszcze jakiś czas temu, kiedy nasza codzienność została zdominowana przez media społecznościowe, wydawać by się mogło, że tradycyjne wiadomości e-mail zostaną wyparte przez szybkie komunikatory, odchodząc w niepamięć.

Nic bardziej mylnego! Według danych Lifewire, tego sposobu komunikacji używa prawie połowa całej populacji. Co więcej, według Radicati, liczba wysłanych i odebranych wiadomości e-mail będzie oscylować w granicy 257 miliardów już w 2020 roku. Wydawać by się zatem mogło, że temat znamy od podszewki i jesteśmy ekspertami w pisaniu tego typu wiadomości, a jednak często zdarza nam się popełniać błędy. Czy wiesz jakie? O tym poniżej.

Adres ma znaczenie

Adresy służbowe zazwyczaj są poprawne – składają się przecież z imienia, nazwiska i firmowej domeny. A co w przypadku, gdy tej ostatniej nie posiadamy i zamiast tego nasz e-mail znajduje się na ogólnodostępnych platformach, na których każdy może sobie założyć skrzynkę? To wygląda słabo, nieprofesjonalnie, a przede wszystkim nie budzi zaufania – tego zatem należy unikać. A co w przypadku adresów prywatnych? Tutaj wygląda to nieco inaczej, ponieważ póki wymieniamy się wiadomościami ze znajomymi, to raczej nie ma większego znaczenia. Problem pojawia się w przypadku konieczności wysyłki e-maila na przykład do wykładowcy czy też w momencie aplikowania na jakiekolwiek stanowisko, nawet gdy nie będzie to nasza firma marzeń. Prezentacja swojej osoby od adresu typu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie będzie dobrym wstępem do stworzenia biznesowej relacji, a raczej źródłem kompromitacji. Wniosek? Warto przyjrzeć się, jak wygląda nasz adres mailowy. Jeżeli chcemy być postrzegani poważnie, on również powinien taki być.

Temat – a po co?

Kolejnym elementem, który równie często (a nawet częściej) bagatelizujemy, jest temat wiadomości. Bardzo powszechną praktyką jest jego brak, bądź zlepek przypadkowych słów, co nie tylko może sprawić, że odbiorca e-maila go zbagatelizuje, a ponadto my będziemy mieć problem podczas próby jego wyszukania, gdy zastaniemy mnóstwo wiadomości opisanych jako „brak tematu”. Dlaczego jest to tak ważne z punktu biznesowego? Hubspot przeprowadził badania, których wynik może niektórych zaskoczyć. Mianowicie, udowodniono, że wskaźnik odpowiedzi na wiadomości o tematach składających się z 3-4 wyrazów jest zdecydowanie wyższy niż w przypadku tych krótszych i dłuższych. Wniosek? Warto poświęcić kilka sekund na wpisanie właściwego tematu, aby uniknąć niepotrzebnego bałaganu, a także zwiększyć swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.

Witam i o zdrowie pytam!

Pewnie każdy z nas kiedyś słyszał tę rymowankę, ale mało kto wie, że pochodzi ze starego, polskiego filmu pt. „Murmurando”. Słowo „witam” tak bardzo zakorzeniło nam się w pamięci, że często, instynktownie właśnie nim otwieramy swoje wiadomości. Czy słusznie? Nie, nie i jeszcze raz nie! Powitać można każdego, kto na przykład odwiedzi nas osobiście w naszym domu czy mieszkaniu, ale nie podczas pisania wiadomości. Wtedy stosowniejszą formą jest „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” bądź mniej formalnie – „Pani Anno”, „Panie Janie”. Wniosek? Nie używamy „Witam” na początku wiadomości.

Co za dużo to niezdrowo

Warto kierować się tą zasadą również w przypadku pisania wiadomości, natomiast nie można brać jej za bardzo do serca. Za długie wiadomości nie są wskazane, ale te za krótkie również są złym rozwiązaniem. Nie ma nic gorszego od tekstu typu „Oferta w załączniku”, ponieważ to sprawia, że zignorowanie tej wiadomości mamy niemalże w kieszeni. Wniosek? Staraj się zawsze dopisać kilka słów, na przykład o konstrukcji oferty czy informacji, że w przypadku pytań służysz pomocą.

Formatowanie teksu? Z głową!

Po pierwsze, absolutnie nie można przesadzać z mnogością czcionek, ich rozmiarem czy kolorem. Nie wygląda to ani estetycznie, ani profesjonalnie, a co więcej – przeszkadza w odpowiednim zrozumieniu wiadomości. Oprócz tego, w przypadku dłuższych treści warto je podzielić na akapity. Wniosek? Nie piszemy książki, a tekst, który ma być przejrzysty i prosty w odbiorze.

A co z załącznikami?

Należy zwracać uwagę na ich rozmiar – jeżeli będzie za duży, wiadomość może nie zostać dostarczona. Co więcej, warto zawsze wspominać o ich dołączeniu, aby mieć pewność, że nie umkną uwadze odbiorcy naszej wiadomości. Wniosek? Nieprzesadzone załączniki i informacja o ich dołączeniu.

Nie bądź anonimowy

Podpis – zawsze konieczny! Każdy z nas chciałby wiedzieć z kim dokładanie koresponduje – inaczej są nikłe szanse, że ktoś weźmie nas na poważnie i postanowi pozytywnie odpowiedzieć, bez nuty przekąsu. Wniosek? Krótki podpis z miłym akcentem wystarczy.

To tyle?

Z pewnością takich błędów można wymienić dużo więcej. Zawsze należy pamiętać o kulturze osobistej, dobrym wychowaniu i przede wszystkim o poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej. Oprócz tego warto zwrócić uwagę na czas odpowiedzi – nikt z nas nie chce czekać na nią w nieskończoność, a co więcej, nie można wysyłać e-maili bez ich przeczytania. Trzeba zatem pamiętać o podstawowych zasadach komunikacji nie tylko w relacjach koleżeńskich, a przede wszystkim biznesowych. Zainteresował Cię ten temat? Na blogu Sellwise znajdziesz więcej podobnych treści.

Polecane

Jak skutecznie wdrożyć system zarządzania bezpieczeństwem żywności zgodny z ISO 22000:2018

Jak skutecznie wdrożyć system zarządzania bezpieczeństwem żywności zgodny z ISO 22000:2018

Coraz większą wagę przywiązuje się do jakości i bezpieczeństwa produktów spożywczych. System zarządzania bezpieczeństwem żywności odgrywa kluczową rolę w spełnianiu surowych norm branżowych, a jego wdrożenie jest niezbędne, by zyskać zaufanie konsumentów oraz poprawić konkurencyjność na rynku.

dalej
Jak przygotować się do budowy biogazowni? Kluczowe etapy inwestycji

Jak przygotować się do budowy biogazowni? Kluczowe etapy inwestycji

Wzrost zainteresowania odnawialnymi źródłami energii oraz zaostrzenie przepisów środowiskowych sprawiają, że biogazownie rolnicze i przemysłowe zyskują coraz większe znaczenie w krajowym miksie energetycznym. Inwestycja w instalację do produkcji biogazu to jednak proces wieloetapowy, który wymaga odpowiedniego przygotowania, znajomości przepisów oraz

dalej
Wszystko, co musisz wiedzieć o fajce wodnej

Wszystko, co musisz wiedzieć o fajce wodnej

Wszystko, co musisz wiedzieć o fajce wodnej

Fajka wodna, znana również jako shisha, hookah, hubble-bubble, czy goza, to urządzenie do palenia tytoniu, które zyskało ogromną popularność na całym świecie.

dalej
Jak wycenia pojazdy auto skup? Kluczowe czynniki i proces wyceny

Jak wycenia pojazdy auto skup? Kluczowe czynniki i proces wyceny

Sprzedaż samochodu do auto skupu to jedna z najszybszych i najwygodniejszych metod pozbycia się pojazdu. Nie trzeba umawiać się na liczne spotkania z potencjalnymi kupcami ani martwić się o formalności. Jednak zanim właściciel zdecyduje się na ten krok, warto zrozumieć,

dalej
Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie - przewodnik po cyfrowej transformacji

Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie - przewodnik po cyfrowej transformacji

Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu Twoja firma traci na ręczne przekazywanie dokumentów między działami? Statystyki pokazują, że pracownicy spędzają średnio 4 godziny tygodniowo na szukaniu potrzebnych dokumentów. To ponad 200 godzin rocznie! Dziś pokażę Ci, jak skutecznie zautomatyzować obieg

dalej
Kursy językowe – skuteczna droga do biegłości językowej

Kursy językowe – skuteczna droga do biegłości językowej

Czym są kursy językowe i dlaczego warto z nich skorzystać?

dalej
Jak wybrać odpowiedni sprzęt poleasingowy do pracy zdalnej?

Jak wybrać odpowiedni sprzęt poleasingowy do pracy zdalnej?

Odkryj, jak efektywnie wybrać sprzęt poleasingowy do pracy zdalnej, który spełni Twoje potrzeby i budżet. Dowiedz się, na co zwrócić uwagę, aby cieszyć się wydajnym i trwałym urządzeniem.

dalej
Używane kontenery - ekonomiczne i wszechstronne rozwiązanie dla firm i osób prywatnych

Używane kontenery - ekonomiczne i wszechstronne rozwiązanie dla firm i osób prywatnych

Zakup używanego kontenera może być świetnym rozwiązaniem dla firm i osób prywatnych poszukujących ekonomicznego sposobu na dodatkową przestrzeń. Kontenery używane oferują szereg korzyści, takich jak niższe koszty, szybka dostępność i sprawdzona trwałość. Jednak przed podjęciem decyzji o zakupie warto zwrócić

dalej
  • 1
  • 2